MAKRAB MN C 14

Monday, March 19, 2018

Manajemen C 14

Sebagai seseorang yang memiliki pengalaman di bidang event organizing baik di organisasi resmi maupun komunitas lepas (tanpa ikatan formal), ada begitu banyak event yang telah saya dan rekan-rekan selenggarakan. Mulai dari event skala kecil hingga event skala besar. Setiap event tersebut memiliki kesan yang berbeda-beda, ada yang melelahkan karena menguras banyak tenaga, pikiran, finansial hingga emosi. Namun ada juga yang menyenangkan. Dari sekian banyak event tersebut saya akan berbagi mengenai event yang paling berkesan bagi saya sejauh ini. baik secara teknis maupun non teknis.

Event tersebut adalah acara malam keakraban MN C14, sebenarnya kami pun bingung dengan nama resmi nya, but who cares, actually we do not really care about the official event’s name. Awal cerita dimulai ketika kelas kami mengadakan agenda liliwetan pada tanggal 21 November 2017 di salah satu kediaman anak kelas MN C.

Acara liliwetan

Setelah acara utama yaitu ngaliwet selesai anak-anak seperti mengadakan forum kecil, dari forum tersebut diketahuilah bahwa terbersit keinginan untuk mengadakan event kebersamaan dimana kami berharap event tersebut dapat menjadi perekat bagi kami. Menjadi lebih akrab adalah goal utama event ini.

Ada beberapa alternatif event yang rekan-rekan utarakan namun pilihan jatuh untuk menyewa sebuah villa di daerah Lembang, Bandung Barat, yang nantinya diharapkan waktu selama 2 hari satu malam tersebut bisa kami manfaatkan untuk acara-acara kebersamaan. Bahkan pada hari itu pula dibentuk kepanitiaan untuk menyukseskan agenda tersebut, dan entah kenapa saya tergerak untuk ikut terlibat dalam kepanitiaan. Saat itu saya menawarkan diri untuk menjadi ketua pelaksana. Hal ini bukan semata-mata tentang eksistensi, namun karena saya merasa selama ini saya belum berkontribusi aktif atas nama kelas, saya lebih aktif berkontribusi terhadap organisasi ketimbang kelas sendiri.

Sampai terbentuknya susunan kepanitiaan unfixed, saya bangga terhadap rekan-rekan saya saat itu. Pembentukan kepanitiaan tersebut tidak akan terlaksana tanpa adanya itikad baik dari rekan-rekan untuk saling “merekatkan” satu sama lain.

Tugas kami selanjutnya adalah melakukan sosialisasi tentang event tersebut ke seluruh anggota kelas, dikarenakan adanya rekan-rekan yang tidak mengikuti agenda ngaliwet sebelumnya sehingga belum mengetahui tentang agenda makrab tersebut. Sosialisasi terjadi pada hari selasa satu minggu setelah event liliwetan tersebut.

Ada yang menarik dari agenda sosialisasi tersebut, selain sosialisasi tentang event makrab tersebut, disana pula kami membentuk kepanitiaan lagi dengan cara menawarkan posisi kepanitiaan pada anggota tertarik untuk menjadi panitia, dikarenakan ada rekan-rekan yang tidak mengikuti agenda sebelumnya.

Intrik ini saya pelajari dari organisasi sebelumnya dimana saya menyakini bahwa keterlibatan anggota sangat berpengaruh signifikan terhadap kesuksesan suatu acara. Salah satu solusi agar setiap anggota dapat berperan aktif ialah dengan treatment melibatkan mereka dalam pengambilan keputusan. Walaupun sebenarnya sebanyak 95% panitia yang dibentuk dalam agenda liliwetan tersebut kembali terpilih menjadi panitia dalam agenda sosisalisasi tersebut, dan mereka bersikap seperti baru ada pembentukan kepanitiaan, padahal sebelumnya sudah dibentuk kepanitiaan. Hasilnya 95% panitia sama seperti panitia yang dibentuk pada agenda liliwetan yaitu, Ketuplak-Waketuplak, Bendahara, Divisi Logistik, Divisi Konsumsi, Divisi Acara, Divisi Kesehatan.

Panitia fixed, lokasi belum

Cerita berlanjut ke tugas selanjutnya setelah sosialisasi yaitu melakukan survei lokasi. Berdasarkan hasil kesepakatan forum didapatlah rujukan tempat untuk di survey yaitu Villa Istana Bunga (VIB) dengan alasan kemudahan akses menuju lokasi. 5 Desember 2017 adalah survei pertama menuju VIB. Saya berangkat menuju VIB berbekal sebuah spek Villa yang diinginkan anak-anak berdasarkan hasil musyawarah yaitu:

Range harga sewa kisaran Rp 2.000.000,- sampai Rp 3.000.000,-
Daya tampung muat untuk 30 orang.
Memiliki halaman luas untuk games dan juga agenda malam.

Setelah dilakukan survei selama beberapa jam ditemukanlah Villa yang memenuhi spesifikasi diatas yaitu Villa di Blok N5/1.

Villa Istana Bunga Blok N5/1

Fasilitas yang ditawarkan Villa tersebut ialah:

kasur sebanyak 10 buah (1 kasur dapat diisi 3 orang)
memiliki halaman belakang yang luas
tiga lantai dengan view yang menawan
lantai 2 cukup luas untuk mengeksekusi agenda
4 kamar
fasilitas Aqua, Gas, Air Panas
Uang muka sebagai komitmen sebesar Rp 500.000,-
Pihak pengelola siap membantu apabila ada yang kesurupan. Hmm, sungguh komitmen yang luar biasa bagi saya yang memiliki pengalaman kurang menyenangkan yaitu ketika menghadapi kesurupan massal di Cikole, Lembang pada salah satu acara yang diselenggarakan salah satu ormawa UNJANI.

Akhirnya saya memiliki rekomendasi Villa untuk ajukan kepada anak-anak kelas.

Survei Ke 2

Belum merasa puas, akhirnya dilakukanlah survei ke 2 dengan tujuan agar kami memiliki banyak alternatif pilihan Villa nantinya. Survei ke 2 ditemani teman saya Reza, Lulu dan Tina. Waktu itu selain berangkat ke VIB kami juga menyempatkan untuk mengunjungi salah satu komplek Villa di Seputaran Lembang. Saya lupa nama daerahnya.

Reza dengan posenya di depan salah satu Villa.

Keputusan

Lagi-lagi kami menggunakan sistem musyawarah mufakat untuk mengambil suatu keputusan. Berdasarkan spesifikasi yang diinginkan teman-teman maka Villa di VIB sesuai dengan kriteria yang diinginkan sebelumnya. Bukan berarti Villa di survei yang ke 2 tidak memenuhi persyaratan. Namun kami memilih berdasarkan spesifikasi yang diajukan diawal. Maka dipilihlah Villa di Villa Istana Bunga.

Perizinan

Agenda dengan waktu selama 2 hari satu malam yang menyebabkan peserta harus menginap, tidak semua mendapatkan izin dari orang tua maka dari itu solusi yang diambil ialah dengan menerbitkan surat permohonan izin orang tua yang ditandatangani oleh dosen wali tercinta.

Arsip Surat Permohonan Izin Mengikuti Kegiatan

Keikutsertaan

Setelah sempat ditunda karena alasan bentrok dengan jadwal seminar dan sidang, akhirnya acara resmi dilaksanakan pada Sabtu, 10 Maret 2018 hingga Minggu, 11 Maret 2018. Menjelang hari H secara pribadi sempat khawatir mengenai keikutsertaan anak-anak kelas, karena jika tidak sesuai target minimum maka secara konsep manajerial akan terjadi pembengkakan anggaran dikarenakan peserta yang harus menanggung beban biaya mereka yang tidak ikut.

Ilustrasi sebagai berikut:

Total biaya operasional : jumlah peserta

Rp 6.000.000,- : 30 peserta = biaya patungan Rp 166.000,-/peserta

Namun apabila jumlah peserta < 30 peserta (contoh 20 orang)

Rp 6.000.000,- : 20 peserta = biaya patungan Rp 250.000/peserta

hal tersebut dikarenakan biaya operasional yang meliputi biaya sewa Villa, logistik dll telah menjadi Fixed cost dimana banyak atau sedikitnya peserta tidak berpengaruh terhadap cost tersebut. sedangkan hanya biaya konsumsi saja yang merupakan variable cost dimana banyak atau sedikitnya peserta memiliki pengaruh terhadap cost divisi konsumsi.

Namun Alhamdulillah, peserta yang mengonfirmasi keikutsertaan masih dalam toleransi minimum, yang artinya secara finansial tidak akan terjadi masalah. Hal ini berdampak pada tidak perlu adanya kenaikan biaya patungan. hore !

Hari H dan Konten Acara

Dari sub pembahasan diatas, hanya pembahasan ini yang tidak akan saya bahas. Biarkan konten acara di hari H menjadi kenangan, biarkan hanya kami saja yang menikmatinya. So let it be a precious moment in our life.

Terima kasih rekan-rekan atas pengalaman yang luar biasa, akhir kata izinkan saya mengutip salah satu kutipan favorit saya:

Each friend represents a world in us, a world not born until they arrive, and it is only by this meeting that a new world is born — Anais Nin